Prin prisma ocupației pe care o am, în ultima perioadă am participat la multe adunări având ca temă problemele existente în cadrul asociaţiilor de proprietari. Una dintre cel mai des invocate fiind lipsa documentelor de constituire şi funcţionare a asociaţiilor, contracte, state de plată, cartea tehnică a imobilului, etc. În general acestea se pierd sau dispar în momentul în care preşedinţii asociaţiilor părăsesc funcţia şi nu sunt interesaţi de predarea lor către succesor. Aceasta problemă (ca și multe altele) se lasă pe seama administratorilor, însă aceștia nu au obligația să preia toate actele blocului, ci doar pe cele necesare desfăşurării activităţilor zilnice. Astfel se pierd documente importante care cu greu se pot reface, care poate vor fi necesare într-o buna zi. Printre acestea se află documentele constitutive ale asociaţie, necesare la deschiderea unui cont bancar, cartea tehnică a imobilului, etc.).
La predarea administraţiei, de la un administrator la altul, mai există și aceea reticenţă a predătorului în a nu preda toate documentele, arătând că ei sunt stăpânii. De fapt ei sunt angajaţi, care primesc pe o perioadă împuternicirea asociaţie de a o reprezenta în acţiunile necesare administrării imobilului. Lucru pe care mulți nu îl înțeleg sau nu vor să-l înțeleagă.
O soluţie ar fi, poate, de a se încheia pe langă contractual individual de munca sau cel al contractului de prestare servicii şi a unui contract de confidenţialitate și obligativitate a administratorului de a nu înstrăina nici un act al asociaţie fără aprobarea conducerii asociaţiei. Iar la încheierea colaborării să predea toate documentele, registrele, contractele, înştiințările, corespondenţele, etc.
Arhivarea și gestionare documentelor unei asociații de locatari sau proprietari sunt extrem de importante și trebuie făcute cu mare grijă și responsabilitate.
